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Cómo será el proceso de implementación de la nómina electrónica

La Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas de Colombia (DIAN), emitió la resolución 000013 para implementar la nómina electrónica que incluye la creación de un archivo XML.

Te hablaremos de esta medida que forma parte del sistema de facturación y te daremos una guía de los parámetros a tener en cuenta para su implementación. También te explicaremos los puntos más destacados de la misma.

¿En qué consiste el nuevo sistema de nómina electrónica?

Es un nuevo documento digital destinado a respaldar y validar los costos relacionados con la nómina. Dentro de este formato se especifican la deducción del impuesto sobre la renta y otros, siempre que las empresas realicen pagos derivados de relaciones laborales, legales y pensiones.

En términos simples, este nuevo sistema registra todas las transacciones de costos laborales que deben ser reportadas para que sean válidas. 

¿Quién está obligado a cumplirlo? 

Todos los empleadores que paguen salarios en virtud de una relación laboral. No obstante, encontramos algunas excepciones derivadas de ese marco legal. En particular, las entidades sin fines de lucro, oficinas públicas o contribuyentes bajo el régimen simplificado, no están obligados a cumplirlo.

Programa de implementación

Para su puesta en marcha se estableció un cronograma basado en la cantidad de empleados que la empresa tiene en nómina. Hay cuatro etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos.

Fecha límite para envío de remesas

Al requerirse que la nómina electrónica se reporte mensualmente, los pagos de cada mes deben informarse antes del día 10 del mes siguiente. Como resultado, las notas de ajuste deben notificarse dentro del mismo plazo, una vez sean realizadas por el empleador.

Archivo XML como soporte de nómina electrónica 

Este documento electrónico contiene la información que respalda los pagos realizados a los empleados en concepto de salarios y otras compensaciones o deducciones. Luego el empleador debe generar y transmitir el documento a la DIAN utilizando el formato de archivo XML establecido en la documentación técnica, incluida en el reglamento 000037/2021. 

Asimismo, cada informe tiene como requisito el uso de una firma digital. Para dicha tarea, la empresa puede utilizar el certificado digital usado para firmar las facturas electrónicas.

Otro elemento informativo obligatorio que cabe mencionar es el CUNE o Código Único de Documento de Soporte Electrónico de Nómina. En concreto, este le permite generar la identificación exacta de cada informe o las notas de ajuste emitidas a continuación y se maneja mediante un código QR o también conocido como código de acceso rápido.

En resumen, es importante que conozcas esta nueva normativa por completo. Si bien, aquí destacamos algunos de sus puntos más importantes como el archivo XML, debes estar atento a todas sus actualizaciones, ya que este plan evolucionará según sea implementado. Si necesitas ayuda con tu sistema de facturación electrónica, en Assurance ControlTech podemos ayudarte. ¡Llámanos!

 

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