¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental es un conjunto de buenas prácticas, herramientas y procedimientos tendientes a facilitar la administración de los documentos en las empresas, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su acceso y conservación, apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.

La ejecución correcta de la gestión documental permite rescatar la información incluida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario.

Actualmente, la gestión documental la entendemos con un concepto más amplio en cuanto a su utilidad para organizaciones, cuando lo relacionamos con repositorios, almacenamiento en la nube y plataformas de almacenamiento online.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental, SGD?

Un sistema de gestión documental, es una herramienta diseñada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Permite organizar los documentos e imágenes digitales en un repositorio o localización centralizada a la que los usuarios pueden acceder de forma fácil y sencilla.

¿En qué beneficia a una empresa tener implementado un SGD?

Permite:

• Apoyar procesos de búsqueda y recuperación de documentos.
• Establecer tiempos de proceso para los documentos.
• Monitorear y generar alarmas sobre el flujo de archivo de los documentos.
• Apoyar los flujos de trabajo documentales de la empresa.
• Proveer seguridad en el acceso a los documentos y procesos.
• Gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.

¿Qué es un documento de archivo?

Se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre, en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material, son únicos y nacen de los procesos administrativos. Se pueden encontrar en todo tipo de soportes. Ejemplo de ello son: expedientes, nóminas del personal, dictámenes jurídicos, libros de registro de entrada, etc.

¿Qué son los documentos de apoyo?

La documentación de apoyo hace referencia a aquellas fuentes de información que sirven de ayuda para la gestión administrativa de una organización pero que no forman parte de los trámites administrativos como tal. Algunos ejemplos serían: fotocopias de resoluciones, dosieres informativos, listados de proveedores, textos legales, catálogos comerciales, etc.

¿Qué es un Documento Digital?

Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos. Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.

¿Qué es un Documento Electrónico?

Documento electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos, generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.

¿Cuál es el mejor formato para digitalizar los documentos?

Depende del sistema de gestión documental que utilice su empresa. Sin embargo, lo recomendable es el formato PDF (Portable Document Format), por tanto compartir información en este formato es seguro en el tiempo. Desde la versión 1.5, el PDF/A está disponible. Esta versión está estandarizada por ISO especialmente para la Preservación Digital de documentos electrónicos (Norma ISO 19005-1:2005).

¿Qué es Archivo de Gestión?

Permite la administración de la información que se genera diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestión de cada uno de los empleados de la empresa.

¿Qué es Archivo Central?

Permite la administración de las unidades documentales activas en la organización las cuales se encuentran en periodo de retención y consulta y constituyen soporte legal, comercial, técnico y económico para los procesos administrativos de la organización.

¿Qué es Archivo Histórico?

En el Archivo Histórico se administran los archivos de la organización que terminaron su periodo de retención pero que tienen valor histórico y legal y por lo tanto se deben custodiar por el tiempo establecido en las tablas de retención documental de la organización.

¿Conoce las Tablas de Retención Documental TRD?

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una empresa, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Qué es una Serie Documental?

• Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Eje.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
• Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de allí que existan sub series documentales.

¿Qué son las Sub Series documentales?

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto. Ejemplos:

• Actas: Comité financiero, Comité Capacitación, Actas de Junta.
  • Contratos: Arrendamiento, construcciones, prestación de servicios, de asesoramiento, interventoría.

¿Qué son los Tipos documentales?

Son una unidad documental simple, que hacen parte de una serie o subserie. Ejemplo: Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos los siguientes tipos documentales: Hoja de vida con sus anexos, certificados Procuraduría, Contraloría, Das, Resolución de nombramiento, Acta de posesión ….

¿Conoce la resolución 8934 de 2014?

Por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos, que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Cuánta seguridad ofrece la nube?

Cuando decida migrar a la nube, examine su política de seguridad y los cambios y controles que ha de implementar para operar de forma segura. Asegúrese que la plataforma en la nube le ofrezca servicios de seguridad que satisfagan diversos requisitos y que le permitan beneficiarse de todas las nuevas características en cuanto estén disponibles.