Blog

Gestión de Documentos para Dummies ventajas y beneficios

Gestión de Documentos para Dummies

Si usted es como la mayoría de la gente, el término “gestión de documentos” probablemente no significa mucho para usted. Puede que tenga una vaga idea de que tiene que ver con el almacenamiento de documentos importantes, pero hasta ahí llegan sus conocimientos.

No hay que preocuparse, no es el único. De hecho, la mayoría de la gente sólo está familiarizada de pasada con la gestión de documentos y lo que implica. Pero si usted es propietario de una empresa o director general, es importante que tenga al menos una comprensión básica de lo que es la gestión de documentos y cómo puede beneficiar a su empresa.

Con esto en mente, echemos un vistazo más de cerca a la gestión de documentos y por qué es tan importante para las empresas de todos los tamaños.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se centran en la revisión, el almacenamiento y la recuperación de los documentos y la información importante que se maneja en una empresa. Se lleva a cabo mediante la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad a la hora de llevar a cabo la administración de archivos físicos y electrónicos 

Los objetivos que se persiguen con la gestión documental suelen ser los siguientes:

  • Facilitar el trabajo de los empleados al disponer de toda la documentación que necesitan de forma ordenada y accesible 
  • Contribuir al cumplimiento de la normativa legal en materia de custodia y conservación de expedientes 
  • Reducir el consumo de papel en la empresa mediante la digitalización de documentos 
  • Mejorar el servicio al cliente al tener toda la información relevante fácilmente disponible 

Tipos de documentos utilizados en la gestión documental 

Existen dos tipos principales de documentos utilizados en la gestión documental: los documentos físicos y los documentos electrónicos. Los documentos físicos son aquellos que se imprimen en papel, como facturas, contratos, manuales, etc. Los documentos electrónicos, en cambio, son los que existen en formato digital, como los PDF, los archivos de Word, las hojas de cálculo de Excel, etc.

Ventajas de la gestión de documentos 

Hay varias ventajas clave asociadas a la implantación de la gestión documental en su empresa 

  • Mejora de la eficiencia: Una de las mayores ventajas de la gestión documental es que puede ayudar a mejorar la eficiencia en toda la empresa. Al tener todos los documentos almacenados en una ubicación central, los empleados podrán encontrar lo que necesitan de forma rápida y sencilla sin perder tiempo buscando entre montones de papel o desplazándose por interminables correos electrónicos 
  • Reducción de costos: Otra gran ventaja de la gestión de documentos es que puede ayudar a reducir los costos asociados a la impresión, el almacenamiento y la recuperación de documentos físicos. Por ejemplo, si pasa a almacenar versiones electrónicas de sus documentos en lugar de copias impresas, podrá ahorrar dinero en papel y tinta de impresora con el tiempo
  • Mayor seguridad: Cuando los documentos importantes de la empresa están dispersos por la oficina en archivadores o en los discos duros de los empleados, existe un mayor riesgo de que se pierdan o sean robados. Sin embargo, cuando esos mismos documentos se almacenan en un sistema seguro de gestión de documentos, estarán mucho mejor protegidos contra el acceso no autorizado o el robo 

Como se puede ver, hay muchas buenas razones para implementar la gestión de documentos en una empresa. Al hacerlo, se podrá disfrutar de una mayor eficiencia, una reducción de costos y una mayor seguridad para los documentos empresariales más importantes. Si todavía no se está utilizando la gestión de documentos en su empresa, ahora es el momento de empezar.

Imagen gracias a https://www.freepik.es

Solicite ya mismo un diagnóstico sin costo, de su gestión de documentos, en este enlace:

Facebook
LinkedIn
Twitter
Telegram
WhatsApp
Abrir chat
Hola
¿En qué podemos ayudarte?