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InteliDoc – Software de Gestión de Documentos Modular

InteliDoc, tiene un carácter modular, que permite resolver las necesidades y requerimientos de las diferentes áreas de su empresa, optimizando los tiempos de trabajo al permitir clasificar de manera organizada la información que se gestiona en la compañía, controlando los documentos y los procesos.

Los clientes pueden adquirir aquellas partes del programa que necesitan, lo que permite que los costos de adquisición sean más económicos, y si el día de mañana su actividad se amplía, se podrá añadir, a la aplicación, las funcionalidades que se necesiten.

Nos permite tener niveles aceptables de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

Características de un documento de archivoMecanismos de protección y seguridad
AutenticidadQue puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la
persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
tiempo que se ha afirmado.
FiabilidadQue se encuentra completo y sin alteraciones.
IntegridadQue refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones.
Usabilidad (Disponibilidad)Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar

Beneficios de implementar en su empresa, nuestro software de gestión documental

  • Reducción de costos: La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, por la correcta clasificación de los archivos y la automatización de las tareas manuales.
  • Impacto positivo en el medio ambiente.
  • Inmediatez: Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.
  • Seguridad en la información: La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.
  • Preservación a través del tiempo: La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo
  • Mejor atención a los clientes: Se pueden realizar consultas, agilizando los procesos de trabajo, de este modo, ofrecerá una mejor atención a sus clientes, ya que va a disponer de toda la información de forma centralizada.

InteliDoc – Servicios

  • Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.
  • Incluye además sistemas de gestión de alertas, que avisan del vencimiento de estos documentos.
  • Es flexible y escalable, lo cual hace que sea válido para pequeñas, medianas y grandes empresas.
  • Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
  • Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
  • Fortalecer la seguridad para garantizar mejores resultados en el manejo confidencial de la información.
  • Correcto manejo del sistema de información, siguiendo las pautas del Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de archivos), de MinTic, de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permite ejecutar procesos y tareas asociados al cumplimiento del GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y para facilitar el control de los datos por parte de los usuarios.
  • Los usuarios pueden controlar y administrar sus contenidos en tiempo real lo que hace que éstos siempre estén actualizados.
  • Acceder fácilmente mediante cualquier navegadora través de Internet para gestionarla trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.
  • Funcionalidad móvil como una característica estándar. Utilice la funcionalidad de Intelidoc en su dispositivo móvil
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