InteliDoc, tiene un carácter modular, que permite resolver las necesidades y requerimientos de las diferentes áreas de su empresa, optimizando los tiempos de trabajo al permitir clasificar de manera organizada la información que se gestiona en la compañía, controlando los documentos y los procesos.
Los clientes pueden adquirir aquellas partes del programa que necesitan, lo que permite que los costos de adquisición sean más económicos, y si el día de mañana su actividad se amplía, se podrá añadir, a la aplicación, las funcionalidades que se necesiten.
Nos permite tener niveles aceptables de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.
| Características de un documento de archivo | Mecanismos de protección y seguridad |
| Autenticidad | Que puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se ha afirmado. |
| Fiabilidad | Que se encuentra completo y sin alteraciones. |
| Integridad | Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones. |
| Usabilidad (Disponibilidad) | Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar |
Beneficios de implementar en su empresa, nuestro software de gestión documental
- Reducción de costos: La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, por la correcta clasificación de los archivos y la automatización de las tareas manuales.
- Impacto positivo en el medio ambiente.
- Inmediatez: Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.
- Seguridad en la información: La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.
- Preservación a través del tiempo: La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo
- Mejor atención a los clientes: Se pueden realizar consultas, agilizando los procesos de trabajo, de este modo, ofrecerá una mejor atención a sus clientes, ya que va a disponer de toda la información de forma centralizada.
InteliDoc – Servicios
- Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.
- Incluye además sistemas de gestión de alertas, que avisan del vencimiento de estos documentos.
- Es flexible y escalable, lo cual hace que sea válido para pequeñas, medianas y grandes empresas.
- Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
- Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
- Fortalecer la seguridad para garantizar mejores resultados en el manejo confidencial de la información.
- Correcto manejo del sistema de información, siguiendo las pautas del Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de archivos), de MinTic, de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permite ejecutar procesos y tareas asociados al cumplimiento del GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y para facilitar el control de los datos por parte de los usuarios.
- Los usuarios pueden controlar y administrar sus contenidos en tiempo real lo que hace que éstos siempre estén actualizados.
- Acceder fácilmente mediante cualquier navegadora través de Internet para gestionarla trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.
- Funcionalidad móvil como una característica estándar. Utilice la funcionalidad de Intelidoc en su dispositivo móvil
