La custodia y administración de archivos en las empresas es un proceso de análisis, categorización, localización y protección de todo tipo de expedientes, ya sean físicos o electrónicos. Su aplicación proporciona a la empresa un mayor control y gestión de su información, optimizando tareas y automatizando procesos de importancia documental.

En la era del Big Data, es fundamental que las empresas cuenten con un buen sistema de custodia y administración de archivos. Esto se debe a que el volumen de datos que se genera cada día es tan grande que es imposible de gestionar sin una automatización. Además, este tipo de sistemas ayuda a preservar la memoria institucional de la empresa y a tomar mejores decisiones basadas en datos históricos.

¿Qué es la custodia y administración de archivos?

La custodia y administración de archivos en las empresas es responsabilidad de especialistas en el área que realizan actividades específicas para la organización, control y conservación de los registros. Estas actividades se realizan a través de un Sistema de Gestión de Archivos (SGA), que permite el registro, clasificación, localización y seguimiento de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

El objetivo principal de la custodia y administración de archivos es optimizar el espacio, el tiempo y los recursos de la empresa, almacenando sólo lo estrictamente necesario y manteniéndolo accesible. Además, otro objetivo fundamental es garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información corporativa.

¿Por qué es importante?

Como hemos visto, la custodia y administración de archivos tiene varias ventajas para las empresas. Además de preservar la memoria institucional y servir de apoyo a la toma de decisiones, también reduce los costes asociados a la impresión, el almacenamiento y la recuperación de documentos.

Otro beneficio importante es que aumenta la seguridad en la empresa al reducir el riesgo de pérdida o daño de los documentos físicos. Y, por último, facilita el cumplimiento de requisitos legales como los relacionados con la fiscalidad o la legislación laboral.

Como hemos visto, el sistema de custodia y administración de archivos tiene varias ventajas para las empresas. No sólo ayuda a preservar la memoria institucional, sino que también sirve de apoyo para la toma de decisiones, reduce los costos asociados a la impresión y el almacenamiento, aumenta la seguridad en la empresa y facilita el cumplimiento de los requisitos legales. Si su empresa aún no tiene un SGA, ¡es el momento de implantarlo!

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