POLITICAS Y MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – ASSURANCE CONTROLTECH SAS - Assurance Controltech - Facturación electrónica, Transformación Digital, Seguridad de la Información, Ciberseguridad, Ciberdefensa
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POLITICAS Y MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – ASSURANCE CONTROLTECH SAS –

TABLA DE CONTENIDO

Contenido

  1. ADOPCIÓN
  2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
  3. JUSTIFICACIÓN
  4. CUMPLIMIENTO
  5. ÁMBITO DE APLICCIÓN
  6. OBJETIVO DE LA POLÍTICA Y MANUAL DE TRATAMIENTO:
  7. ALCANCE:
  8. MARCO NORMATIVO Y REGULATORIO:
  9. OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  1. TRATAMIENTO, DATOS Y FINALIDAD
  2. DERECHOS DE LOS TITULARES
  3. ESTRATEGIAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
    12.1. Adecuado Tratamiento
    12.2. Divulgación y Capacitación
    12.3. Organización interna y Gestión de riesgos
    12.4. Armonización
    12.5. Vigencia de las bases de datos
  4. PRINCIPIOS RECTORES
    13.1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos
    13.2. Principio de Finalidad
    13.3. Principio de Libertad
    13.4. Principio de Veracidad o Calidad
    13.5. Principio de Transparencia
    13.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida
    13.7. Principio de Seguridad
    13.8. Principio de Confidencialidad
  1. VOCABULARIO Y DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  3. DESARROLLO DE LOS PRINCIPIOS

16.1. Principio de acceso y circulación restringida.

16.2. Principio de confidencialidad

16.3. Principio de finalidad

16.4. Principio de legalidad

16.5. Principio de libertad

16.6. Principio de seguridad

16.7. Principio de transparencia

16.8. Principio de veracidad o calidad

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

17.1. DE LOS DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

17.1.1. Datos Públicos

17.1.1.1. Datos sensibles

17.1.1.2. Tratamiento legítimo de datos personales sensibles:

17.1.1.3. Tratamiento de datos de menores

17.2. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

17.2.1. Bases de datos con información pública general.

17.2.2. Bases de datos de Accionistas.

17.2.3. Bases de datos de asuntos laborales.

17.2.4. Bases de datos de Contratistas y Proveedores.

17.2.5. Bases de datos para la Comercialización y mercadeo.

17.2.6. Bases de datos de archivos Inactivos.

  1. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
  2. DEBERES DE LA SOCIEDAD EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
  1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
  2. PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

21.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

21.2. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA
AUTORIZACIÓN
21.3. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
21.4. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

  1. DEL DERECHO DE LOS TITULARES
    22.1. Del derecho de acceso
    22.2. Del derecho de consulta.
    22.3. Del derecho a reclamar.
    22.4. Del derecho a la rectificación y actualización de datos.
    22.5. Del derecho a la supresión de datos
    22.6. Del derecho a revocar la autorización
    22.6.1. Modalidades de la revocación
    22.6.2. Restricciones de la revocación
    22.7. Protección de datos en los contratos.
    22.8. Transferencia de datos personales a terceros países.
    22.8.1. Reglas generales aplicables
  2. PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DEL TITULAR
  3. PROCEDIMIENTOS
    24.1. Procedimiento de Consultas.
    24.3. Procedimiento de Reclamos.
    24.4. Requisito de procedibilidad.
  4. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN:
  5. ANEXOS:
    ANEXO FORMATOS AUTORIZACIÓN.
    FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS ACCIONISTA
    FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS LABORALES
    FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
    FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS
    PERSONALES PARA LA COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO
    FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE USO DE IMAGEN

1. ADOPCIÓN:

Por medio del cual se adopta por ASSURANCE CONTROLTECH SAS, en adelante “la sociedad”, identificada con el número de identificación tributaria (Nit) 900.131.171-8, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., el presente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales.

El cual ha sido aprobado en sesión de asamblea ordinaria de accionistas del de marzo de 2020.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

La sociedad ASSURANCE CONTROLTECH SAS, es una sociedad comercial creada al amparo de la legislación colombiana, regulada tanto por la normatividad respectiva, como por sus estatutos sociales, siendo identificada con el número de identificación tributaria (NIT) 900.131.171-8, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., y con los siguientes datos de notificación, a saber.

Dirección:Carrera 7 #84 A – 29 Oficina 804
 Edificio  Coala  de  Bogotá  D.C.,
 Republica de Colombia
Teléfono:(571) 2176698 
Página web:www. ascontroltech.com
Correo electrónico:datospersonales@ascontroltech.com
   

Sociedad ha designado a la coordinadora administrativa y financiera, como Oficial de Protección de Datos, para que asuma la función de protección de datos personales, siendo en tal sentido, el encargado y responsable de adelantar y dar el trámite respectivo a las solicitudes de los titulares de datos personales, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

3. JUSTIFICACIÓN:

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar

y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de cualquier sociedad comercial siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado esta empresa se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f) de la Ley 1581 de 2012, se adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento normativo y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales, así como se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus actividades se tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Para todos los efectos, esta sociedad es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual, el cual contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.

De igual manera, el presente Manual servirá como material consultivo y corresponderá a las medidas adoptadas para el cumplimiento normativo, para quienes sostengan algún tipo de relación con esta sociedad.

Las bases de datos administrados o tratados por esta sociedad son de naturaleza privada. Sin embargo, esta sociedad también trata con datos personales que pueden ser de naturaleza pública mezclados con datos de naturaleza privada, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de su objeto social, así como en el cumplimiento de la normatividad vigente en diferentes ámbitos de aplicación y de sus relaciones contractuales.

4. CUMPLIMIENTO:

La sociedad consciente de la importancia de garantizar el derecho fundamental al habeas data y con el ánimo de dar cumplimiento a las normas que lo desarrollan, establece la presente Política de Protección de Datos Personales.

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán por parte de sociedad.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de la sociedad.

La sociedad se encargará directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero dicho tratamiento, en ese evento, exigirá al encargado las mismas medidas para la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos que sean idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

6. OBJETIVO DE LA POLÍTICA Y MANUAL DE TRATAMIENTO:

Establecer los criterios que se deben tener en cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, con el fin de protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. Los datos tratados por la sociedad, serán usados por la sociedad para el cumplimiento del régimen legal vigente y las demás normas que los complementen, modifiquen o adicionen, en cada uno de los sectores de incidencia de la actividad social, es decir, en el área laboral, fiscal, contable, producción y comercialización de los bienes y/o servicios que desarrolla y cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales producto del manejo de tratamiento de proveedores, clientes o terceros, bien sea en la calidad de responsable o en su defecto como encargado del tratamiento de los datos personales, en los términos de Ley.

7. ALCANCE:

Esta política aplicará para la información de todas las personas naturales registradas en las diferentes bases de datos de la sociedad, y cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control y deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con sociedad, ostentando la calidad de responsable del tratamiento de datos personales. Así, como en aquellos eventos en que la sociedad tenga la calidad de encargada del tratamiento de datos personales.

8. MARCO NORMATIVO Y REGULATORIO:

La sociedad, cumple con el marco jurídico colombiano para el tratamiento de los datos personales, en especial con el régimen establecido en el siguiente enlistado normativo y jurisprudencial:

Constitución Política de Colombia, artículo 15

Ley 1266 de 2008 en la que se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales

El decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.

hoy Decreto 1074 de 2015 y demás decretos reglamentarios que definan el ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa

Corte Constitucional, Sentencia C 748 de 2011 Sentencia de constitucionalidad del proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales

Y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de la función establecida en el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012.

  • OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

De conformidad con el marco normativo y la interpretación jurisprudencial señalado en el capítulo respectivo, son de obligatorio y de estricto cumplimiento por parte de los directivos, funcionarios, contratistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con esta sociedad, además de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia, los procesos, procedimientos e instructivos que desarrollan la política para la protección y el tratamiento de datos personales de la sociedad, entre los cuales tenemos como marco general de aplicación la normatividad vigente, y su desarrollo a través del Manual para el tratamiento de datos personales en la sociedad, dirigido a los directivos, funcionarios, contratistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la misma.

En este manual se describen los parámetros, las reglas, los procedimientos internos que utilizará la sociedad, para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y en especial, el procedimiento que se utilizará para atender las quejas, consultas y reclamos presentados por los titulares de la información en ejercicio de sus derechos.

Así mismo, la sociedad realizará todas las acciones tendientes a la divulgación e implementación de esta política, siendo incluida la misma para efectos de unificación, como parte del Manual de Tratamiento de datos personales.

  1. TRATAMIENTO, DATOS Y FINALIDAD

El tratamiento que realiza la sociedad con la información personal incluye la recolección, almacenamiento, uso y circulación y podría cubrir los siguientes tipos de datos de las siguientes calidades:

Datos de naturaleza pública.

Los datos considerados como privados, semiprivados, previa autorización del titular.

Los datos sensibles, previa autorización del titular y exponiendo el carácter facultativo que le asiste.

Los datos de los menores de edad mediante autorización previa, clara y expresa de sus representantes legales, previo el ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

La sociedad restringirá el tratamiento de datos personales sensibles y de los menores de edad, para aquello que sea estrictamente indispensable y solicitará el consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

Los datos recolectados serán tratados por la sociedad dentro del desarrollo de su objeto social, para cumplir con la normatividad vigente, en especial en materia laboral, fiscal y comercial, así como para cumplir las obligaciones inherentes derivadas de las relaciones comerciales y contractuales que se derivan del desarrollo de su actividad económica.

La sociedad, incorporará en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y solicitará desde el ingreso del dato, en aquellos casos que aplique, la autorización para el uso de la información que reciba, para las finalidades aquí descritas.

Así mismo, la sociedad dentro de los avisos de privacidad informará de forma clara, expresa los datos recolectados y la finalidad de la recolección y el tratamiento que les dará al titular.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

La sociedad ha puesto a disposición de los titulares y terceros el Manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales en el que se plasman todos los aspectos reglamentarios relacionados con estos, y en cumplimiento de estas políticas, en especial los principios, deberes, políticas, prerrogativas y derechos de los titulares, los canales de atención y el procedimiento que debe seguir un titular del dato, para instaurar una queja, una consulta o un reclamo en ejercicio de sus derechos, así como los plazos en que la sociedad realizará las gestiones respectivas, y en especial dará respuesta al derecho ejercido.

En forma general, se señala aquí, que el manual de protección de datos, desarrolla los derechos de los titulares del dato personal, en especial relacionados con:

1. El derecho a acceder de forma gratuita a los datos personales proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento

2. El derecho a conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

3. El derecho a solicitar la prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.

4. El derecho a presentar solicitudes ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente.

5. El derecho a revocar la autorización de tratamiento de datos y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

6. El derecho a abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Es de señalar que, respecto a datos sensibles, serán de carácter facultativo las respuestas que versen sobre los mismos, así como aquellos que versen sobre datos de menores, entendidos como niñas y niños y adolescentes.

  1. ESTRATEGIAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

12.1. Adecuado Tratamiento

El adecuado tratamiento y protección de los datos personales, se deber dimensionar en tres esferas de acción, a saber: (i) Jurídica (ii) Tecnológica y (iii) Organizacional.

En tal sentido, desde la esfera jurídica, se deben contar con los instrumentos legales que garanticen el cumplimiento normativo. Desde la esfera tecnológica, se deben contar con las soluciones e infraestructura que permita en el tiempo dar cumplimento a la normatividad legal, coetáneamente con la protección y los derechos de los titulares del dato personal. Y desde la esfera organizacional, se debe capacitar internamente a los integrantes de la organización sobre la relevancia y consecuencias que conlleva el tratamiento de datos personales de terceros, así como su relevancia en el ámbito laboral y social actual.

12.2. Divulgación y Capacitación

Se encomienda a los administradores sociales definir los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política tanto para directivos, funcionarios, contratistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la misma, como para los titulares de los datos.

12.3. Organización interna y Gestión de riesgos

Los administradores definirán la organización interna necesaria para el cumplimiento de esta Política, y tendrá en cuenta en su aplicación la gestión integral de riesgos.

12.4. Armonización

La presente política deberá implementarse de manera armónica con la Política de Seguridad de la Información, la Guía de Gestión de Activos de la Información y la Guía de Gestión de Riesgos Operacionales y Seguridad de la información

12.5. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos que administra la sociedad en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

  1. PRINCIPIOS RECTORES

13.1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos

El Tratamiento de datos es una actividad reglada legalmente, por lo cual sólo se puede desarrollar en cumplimiento de los términos regulatorios y las autorizaciones otorgadas por el titular.

13.2. Principio de Finalidad

El Tratamiento debe tener una finalidad legítima y específica, conforme al marco regulatorio, la cual debe ser informada al Titular

13.3. Principio de Libertad

Para el Tratamiento se requiere el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento

13.4. Principio de Veracidad o Calidad

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible Esta, prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

13.5. Principio de Transparencia

Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

13.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y de las disposiciones normativas. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada Ley

13.7. Principio de Seguridad

La información objeto de Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13.8. Principio de Confidencialidad

Todas aquellas personas que intervenga en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

  1. VOCABULARIO Y DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Toda vez que los términos sobre datos personales son de carácter legal, se deberán tener presentes las definiciones sobre estos temas, para una correcta y apropiada interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones  sociales,  de  derechos  humanos  o  que  promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Oficial de protección de datos: Es la persona designada por el representante legal de la sociedad y quien tiene como función especial la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Acceso y Circulación:

Los datos personales suministrados directamente por el titular o su representante y que sean tratados por la sociedad en el desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la normatividad vigente, así como aquellos datos provenientes de otras fuentes, tendrán un acceso y circulación restringida acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad:

Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad:

Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a la autorización para el desarrollo de la relación del titular del dato con la sociedad, conforme a la naturaleza de la relación que les une. Asimismo, la sociedad tratará los datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus actividades de carácter privado dentro de los fines previstos en la autorización dada.

Legalidad:

Todos los datos, serán tratados para fines legítimos y estarán sujetos a la Ley 1581 de 2012.

Libertad:

La sociedad garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad:

La sociedad adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia:

La sociedad garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por la normatividad vigente.

Veracidad o Calidad:

Se procurará porque la información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  1. DESARROLLO DE LOS PRINCIPIOS

16.1. Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la sociedad será de medio y no de resultado.

16.2. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

16.3. Principio de finalidad

El Tratamiento de datos personales que la sociedad realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio.

16.4. Principio de legalidad

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

16.5. Principio de libertad

La sociedad puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, la sociedad deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

16.6. Principio de seguridad

La sociedad como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

16.7. Principio de transparencia

La sociedad garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la sociedad, dentro de las pautas establecidas en la normatividad vigente. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

16.8. Principio de veracidad o calidad

La sociedad garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la sociedad frente a su calidad

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

17.1. DE LOS DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

17.1.1. Datos Públicos

La sociedad advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y aquellos contenidos en registros públicos a los cuales pueda tener acceso en desarrollo de los derechos inherentes a la investigación en tales registros. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la sociedad. Siendo una actividad lícita y legítima conforme a la normatividad vigente.

17.1.1.1.                  Datos sensibles

La sociedad restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares o a través de sus representantes legales, apoderados, causahabientes según sea el caso, informando en cada evento sobre la finalidad exclusiva para el tratamiento.

La sociedad utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:

a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales del titular deberán otorgar la autorización.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Adicionalmente la sociedad cumplirá con las siguientes obligaciones:

a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles, salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo, siendo entendido que para el desarrollo de cualquier actividad comercial se requiere del tratamiento de algún dato personal.

17.1.1.2.                  Tratamiento legítimo de datos personales sensibles:

Así mismo la sociedad, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está restringido y prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

b. Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.

c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

e. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica.

En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

17.1.1.3.                  Tratamiento de datos de menores

La familia y la sociedad deben velar, porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y la regulación respectiva.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Siguiendo los lineamientos establecidos en la Sentencia C-748 de 2011 proferida por la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a.    Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previa de ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo regulan.

17.2. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

La sociedad ha clasificado los datos que son objeto de tratamiento dentro de los parámetros agrupados en las siguientes Bases de Datos, las cuales en todo caso son enunciativos, teniendo en cuenta que todas están cobijadas por la base general de datos de la sociedad, así:

17.2.1. Bases de datos con información pública general.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos recogidos en desarrollo de la actividad económica ordinaria y derivan del estudio e investigación de mercados, procesos de análisis de información común y de estudios de información pública o cuya fuente son registros públicos. En estas se incluye, la información de tipo estadístico captadas a través de investigaciones cuya fuente son registros públicos o documentos de origen público y conocimiento general emitidos por las entidades gubernamentales, así como las agremiaciones y demás entidades o personas jurídicas o naturales que se emplean como fuentes de información.

17.2.2. Bases de datos de Accionistas.

Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales que figuran como accionistas de la sociedad, y quienes de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho al desarrollo de una actividad económica, en este caso comercial, conforme a la legislación colombiana, y que adquieren la calidad de accionistas con el fin de acceder a derechos y prerrogativas que otorga esta condición.

La sociedad, dentro de sus procesos de cumplimiento, implementó el diligenciamiento de los formularios de autorización de tratamiento de datos personales para accionistas, conforme modelo anexo al presente Manual de tratamiento de Datos Personales.

17.2.3. Bases de datos de asuntos laborales.

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se presentan como candidatos para vincularse con la sociedad, o bien que, con posterioridad al proceso de contratación, efectivamente se vinculan laboralmente con la sociedad, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.

En esta base de datos, se incorpora tanto información privada como pública, datos sensibles y de menores. Este tratamiento inicia con la solicitud de empleo por un candidato o interesado en laborar al servicio de esta sociedad.

En desarrollo del cumplimiento de la legislación laboral, en especial para efectos de las cajas de compensación, entidades prestadoras de servicios salud (EPS), aseguradora de riesgos laborales (ARL) y fondos de pensiones, eventualmente se requiere de la información y el tratamiento de datos personales de los hijos menores de edad de los trabajadores, así como de información sensible tanto de los hijos menores de edad, como del candidato, trabajador y familiares (cónyuge o compañero(a) permanente), por lo cual se contará con la autorización de tratamiento del titular respectivo.

El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la sociedad dará tratamiento a los datos sensibles o de menores, sin autorización previa.

17.2.4. Bases de datos de Contratistas y Proveedores.

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con la sociedad, cuyo tratamiento tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la sociedad y cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la sociedad, para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o actividad.

Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

17.2.5. Bases de datos para la Comercialización y mercadeo.

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen exclusivamente datos de naturaleza pública contenidos en registros públicos que han sido objeto de tratamiento por investigación de mercados y análisis de sectores desarrollado por la sociedad; los cuales tienen como finalidad la comercialización o el servicio de información comercial. De igual manera, esta base de datos, está integrada por la información suministrada y autorizada por el titular del dato, para efectos de comercialización y mercadeo de los productos y/o servicios que dentro de sus actividades comerciales y objeto social desarrolla la sociedad.

17.2.6. Bases de datos de archivos Inactivos.

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en el tiempo durante la existencia de la sociedad y que de conformidad con los mandatos legales debe tener bajo archivo, y que se encuentre contenida en los diferentes soportes del archivo general y los papeles del comerciante. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos definidos por la administración de la sociedad y conforme a la normatividad respectiva en ras de proteger su seguridad, y garantizando su disponibilidad, la localización exacta, integridad, confidencialidad y trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de la normatividad respecto al archivo documental. Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de la sociedad.

  1. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

La sociedad reconoce y garantiza de conformidad con la legislación vigente, a todos los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad en su condición de responsable del Tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la sociedad, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de la sociedad, previa solicitud a través del canal respectivo, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando a ello haya lugar.

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Es de anotar que estos derechos se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales, bajo el entendido que sobre ellos no exista el deber legal de continuidad y permanencia en el dato.

  1. DEBERES DE LA SOCIEDAD EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos, por lo cual, la sociedad hará uso de dichos datos solamente para las finalidades en las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

La sociedad atenderá los deberes previstos para el responsable del tratamiento de los datos personales y para el encargado del tratamiento de datos personales, según en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, respectivamente, o las normas que la reglamenten o modifiquen, según sea el rol que corresponda, a saber:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

La sociedad garantiza al titular del dato personal, que exigirá a toda persona vinculada con esta como trabajador, asesor, contratista o subcontratista que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la sociedad.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo sí se trata de una persona vinculada a través de una relación laboral y frente a terceros subcontratistas, de conformidad con la legislación vigente.

  • PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 21.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, la sociedad solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, sea en físico o en documento electrónico. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal privados, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. En este evento, la sociedad informará al titular de los datos lo siguiente:

a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.

b. Los derechos que le asisten como titular.

c. El canal de atención o comunicación por el cual podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o el encargado del tratamiento.

21.2. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización constará en un documento en los términos de ley, pudiendo ser físico o inmaterial, por soporte físico y/o electrónico, bajo cualquier tecnología conocida o por conocerse, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, incluso a través del sistema de aceptación vía clic o doble clic de una aplicación o solución informática, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos de la sociedad.

El modelo de autorización será generado por la sociedad y puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales, quien a través de la tecnología empleada manifestará su aceptación.

21.3. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

La sociedad utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente y aquellos que en el futuro conforme al desarrollo de los medios tecnológicos y/o archivísticos que se llegasen a conocer, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos que permitan conocer respecto a cuándo y se cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

21.4. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

De conformidad con la normatividad vigente, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  • DEL DERECHO DE LOS TITULARES 22.1. Del derecho de acceso

La sociedad garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.

22.2. Del derecho de consulta.

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la sociedad. En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la sociedad.

En todo caso, se establecerán las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Se garantiza al titular del dato personal:

Que la sociedad establecerá medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros frente a esos datos personales;

Utilizará los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

22.3. Del derecho a reclamar.

El Titular de datos personales privados que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el responsable o encargado del tratamiento de la sociedad.

La sociedad cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibido reclamo que no sea competencia de la sociedad para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez, la sociedad haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la sociedad informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

22.4. Del derecho a la rectificación y actualización de datos.

La sociedad se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, su fuente no corresponda a registros públicos. La sociedad tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. La sociedad, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la sociedad considere pertinentes y seguros.

c. La sociedad, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados oportunamente y que se pondrán a disposición de los interesados a través de sus canales de información, con el objeto de facilitar el ejercicio de los derechos del titular y la operación de manejo del dato.

22.5. Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

a. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y la sociedad como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

22.6. Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la sociedad ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. Lo anterior, será posible solo cuando no se trate de datos contenidos en los registros públicos, para los cuales el derecho de revocatoria se regirá por la normativa especial respecto a la función pública reglada de las Sociedad.

22.6.1. Modalidades de la revocación:

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la sociedad debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la sociedad deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

22.6.2. Restricciones de la revocación

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la sociedad como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

22.7. Protección de datos en los contratos.

En los contratos laborales, la sociedad ha incluido o incluirá en el futuro, cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.

También se ha incluido o incluirá la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales la sociedad tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, la sociedad le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la sociedad y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, la sociedad al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por las causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

22.8. Transferencia de datos personales a terceros países.

En los casos en que la sociedad en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

b. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

c. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de la sociedad, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por la sociedad como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

e. La sociedad no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la legislación vigente.

22.8.1. Reglas generales aplicables

La sociedad ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

a. La sociedad obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.

b. La sociedad utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.

c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que la sociedad se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto social.

d. La sociedad obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.

e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

La sociedad informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.

La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.

La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

f. La sociedad implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

g. En los eventos en que la sociedad requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la sociedad, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. La sociedad no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la sociedad.

h. La sociedad ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con la sociedad o estar amparado en la ley para ello.

i. En los casos en los que la sociedad contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, la sociedad deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.

j. En el tratamiento de datos de menores de edad, la sociedad tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, la sociedad verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.

k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, la sociedad debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.

l. La sociedad no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de la sociedad y/o del titular.

m. La sociedad velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.

n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por la sociedad para ello.

o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la sociedad velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.

q. La sociedad informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.

r. La sociedad conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de la sociedad.

s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que la sociedad cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

t. La sociedad velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.

u. La sociedad incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.

v. Igualmente, los procedimientos previstos por la sociedad preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.

w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. La sociedad velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

x. Adicionalmente, en los procedimientos internos la sociedad adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

y. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.

  • PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DEL TITULAR

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a través del canal de comunicación establecido, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas.

Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, La sociedad ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de la sociedad, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido

  • PROCEDIMIENTOS

Para dar cumplimiento al régimen legal, se establecen los siguientes procedimientos, con los cuales se propugna por hacer efectos los derechos de los titulares de los datos personales.

24.1. Procedimiento de Consultas.

Toda vez que el Titular, o sus causahabientes, tiene el derecho a consultar la información personal del Titular, que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado, para ello, se emplearán los medios habilitados. Como responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento, según sea el caso, se suministrará a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

24.2. Medio de consulta:

La consulta se formulará a través de los medios habilitados por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, para tales efectos, de conformidad con los medios habilitados, con base en los cuales se da cumplimiento a la Ley y se puede mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo caso, se cumplirán con las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional en el evento que se establezcan términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

24.3. Procedimiento de Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Sí el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

24.4. Requisito de procedibilidad.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

En aquellos casos, en los cuales le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio realizar con ocasión de sus competencias legales, aún de oficio, actuaciones sobre derechos personales, no se requiere del requisito de procedibilidad.

  • VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN:

La presente Política y el Manual de tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Asamblea de Accionistas y en el futuro, será revisada cuando las condiciones lo requieran.

Su actualización, en concordancia con los lineamientos de la misma Asamblea de Accionistas y de los administradores de la sociedad, será propuesta por el representante legal de la sociedad, quien con base en la reglamentación y desarrollo jurisprudencia y doctrinal relevante, tendrá en cuenta tales circunstancias a fin de recomendar la actualización y la presentación a la asamblea de accionistas para su aprobación de los cambios a que haya lugar.

La versión aprobada de esta Política y del manual de tratamiento de datos personales, se podrá hacer pública a través de la página web de la sociedad y/o se fijará en la cartera informativa de la sociedad y/o en cualquier medio o herramienta que permita al titular conocer la misma en aras de que pueda ejercer sus derechos.

Es un deber de los colaboradores de la sociedad (trabajadores y contratistas) conocer esta Política y realizar todos los actos que sean conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

Todos los colaborares de la sociedad deberán firmar y aceptar esta política de protección de datos personales y en las vinculaciones de tipo legal y contractual se asegurará su cumplimiento mediante acuerdo de confidencialidad o demás mecanismos jurídicos.

  • ANEXOS:

ANEXO FORMATOS AUTORIZACIÓN.

Formato autorización tratamiento de datos accionista. Formato autorización tratamiento datos laborales.

Formato autorización tratamiento datos contratistas y proveedores

Formato de autorización de tratamiento de datos personales para la comercialización y mercadeo.

Formato de autorización de uso de imagen

FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS ACCIONISTA.

Ciudad y fecha:

Nombre:

Número de identificación:

 Sociedad autorizada      ASSURANCE CONTROLTECH SAS

En atención a mi condición de accionista de la sociedad y con la finalidad de poder ejercer mis derechos y deberes derivados de dicha condición y calidad, me permito manifestar libre y voluntariamente, que frente al tratamiento de mis datos personales autorizo, en los términos de la Ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes, de manera libre, previa y voluntaria a la sociedad autorizada para el tratamiento de los datos personales suministrados e incluidos en la base de datos de accionistas en la cual reposarán mis datos públicos, algunos datos privados y para efectos de identificación algunos datos sensibles de tipo biométrico, así como los datos de tipo financiero y crediticio que llegasen a ser suministrado con el fin de pago de utilidades, habiéndome sido puesto en conocimiento de la política y los derechos de corrección, supresión y revocación de la presente autorización, así como de las restricciones legales a los mismos.

De igual manera, me comprometo a mantener actualizada la información relevante notificando cualquier cambio en la misma, para efectos del cumplimiento de la normatividad vigente.

En señal de lo anterior, me permito allegar el presente documento suscrito en la fecha antes señalada.

___________________________

Firma

45

FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS LABORALES

Ciudad y fecha:

Nombre:

 Número de identificación:   ASSURANCE CONTROLTECH SAS

En atención a mi condición de postulante como candidato para ser vinculado y como eventual trabajador de la sociedad autorizada, en el evento de llegar a ser contratado con la finalidad de poder ejercer mis derechos y deberes derivados de dicha condición y calidad, me permito manifestar libre y voluntariamente, que autorizo el tratamiento de mis datos personales autorizo, en los términos de la Ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes, de manera libre, previa y voluntaria a la sociedad autorizada de los datos personales suministrados e incluidos en la base de datos de asuntos laborales en la cual reposarán mis datos públicos, algunos datos privados y para efectos de identificación algunos datos sensibles de tipo biométrico, historias clínicas y exámenes o asuntos relacionados con las mismas, así como los datos de tipo financiero y crediticio que llegasen a ser suministrados con el fin de pago de salarios, prestaciones sociales, afiliaciones a empresas promotoras de salud (EPS), caja de compensación familiar, aseguradora de riesgos laborales, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias y del sector financiero habiéndome sido puesto en conocimiento de la política y el manual de tratamiento de datos personales y los derechos de corrección, supresión y revocación de la presente autorización o de los datos personales suministrados, así como de las restricciones legales a los mismos.

Autorizo de igual manera, en cumplimiento del régimen legal vigente, en el mismo sentido y alcance el tratamiento de los datos personales de mi(s) hijos menores de edad y dependientes para efectos del cumplimiento de la reglamentación laboral respectiva, manejo de carpeta de hoja de vida y demás aspectos relacionados con la misma.

___________________________

Firma

FORMATO AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DATOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Ciudad y fecha:

Nombre:

Número de identificación:

 Sociedad autorizada      ASSURANCE CONTROLTECH SAS

AUTORIZO de manera libre, expresa, inequívoca e informada a la sociedad autorizada, para que, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que sean aplicables a la materia, realice la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, análisis y supresión de mis datos personales, incluyendo datos sensibles de los cuales conozco el carácter facultativo de suministrar o responder preguntas que versen sobre los mismos, como son los datos biométricos entre ellos mis huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, los cuales sean capturados por los medios técnicos dispuestos para ello y cuya finalidad sea la gestión administrativa contable y tributaria de los contratistas y proveedores, así como las actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la sociedad. Expreso que se me ha informado de manera clara, expresa y comprensible los derechos que como titular tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

Manifiesto igualmente que he sido informado sobre la Política de Protección de Datos Personales de la sociedad referida, disponible en la página web de la misma y que han puesto a mi disposición el canal de atención comunicación respectivo, para cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales, que podrá ser elevada mediante documento escrito ante la sociedad, como responsable del Tratamiento.

En señal de lo anterior, me permito allegar el presente documento suscrito en la fecha antes señalada.

___________________________

Firma

FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA LA COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO

Ciudad y fecha:

Nombre:

Número de identificación:

Sociedad autorizada                       ASSURANCE CONTROLTECH SAS

AUTORIZO de manera libre, expresa, inequívoca e informada a la sociedad autorizada antes referida, en su calidad de responsable de los datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que sean aplicables a la materia, para que realice la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, análisis y supresión de mis datos personales, incluyendo datos sensibles de los cuales conozco el carácter facultativo de suministrar o responder preguntas que versen sobre los mismos, entre estos los datos biométricos entre ellos mis huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, sean capturados por los medios técnicos dispuestos para ello y cuya finalidad sea la gestión administrativa y actividades relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la sociedad. Me han informado de manera clara, expresa y comprensible los derechos que como titular tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos. En su condición de responsable de los datos personales la sociedad referida obtenga, serán objeto de Tratamiento para las finalidades autorizadas por el titular, en especial para identificación, validación de la información, cotejar identidad y establecer los datos de contacto para ubicación y notificaciones, tanto presente como futuras. Con ocasión del Tratamiento de los datos personales y mediante el mismo, la sociedad podrá obtener, compilar, intercambiar, enviar, adquirir, divulgar restrictivamente y dentro del alcance expresamente autorizado lo datos personales contenidos o no en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes desde la captura o recolección directa o indirecta en otras bases de datos públicas o privadas, su almacenamiento, transferencia, actualización, uso o empleo, circulación y supresión, incluyendo datos biométricos; tales como huellas dactilares, registro de imagen y de voz; y, demás datos sensibles de conformidad con la Ley. El Tratamiento de los datos personales objeto de Tratamiento tienen además como finalidades las de: (1) mantener una comunicación de información de utilidad para las partes con ocasión de los vínculos contractuales que exista o llegaren a existir entre las partes. (2) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por parte de la sociedad con los empleados, potenciales empleados (candidatos), accionistas, potenciales accionistas o proveedores o potenciales proveedores. (3) Informar las modificaciones en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información. (4) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Titular de la Información, en su calidad de Empleado o Proveedor. (5) Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Titulares de la Información en su calidad de Empleado o Proveedor. (6) Enviar a través de medio seguro la información a aquellas jurisdicciones en donde por contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información. (7) Transmitir ofertas de servicios que puedan ser útiles o adecuadas para el titular de la información, a título individual o con ocasión de las alianzas comerciales que contraiga con la sociedad autorizada. (8) Realizar los descuentos de nómina autorizados por el Titular de la Información en su calidad de Empleados. Los Titulares de la Información podrán consultar la Política de Protección de Datos Personales, el cual contiene las políticas para el Tratamiento de la información, así como los procedimientos establecidos para la consulta y reclamación de los datos personales contenidos en las bases de datos de la sociedad autorizada, mediante los cuales podrán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación o supresión de los datos.

En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.

____________________

Firma

FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE USO DE IMAGEN

Ciudad y fecha:

Nombre:

Número de identificación:

Sociedad autorizada                       ASSURANCE CONTROLTECH SAS

En mi calidad de persona natural cuya imagen será fijada en una fotografía o producción audiovisual (video) que utilizará y publicará la sociedad o sus filiales directa o indirectamente a través de terceros contratistas, suscribo el presente documento de autorización de uso de derechos de imagen sobre fotografía y procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producción audiovisual (video), así como los patrimoniales de autor y derechos conexos, el cual se regirá por las normas legales aplicables y en particular, así: (1) AUTORIZACIÓN: mediante el presente documento autorizo la utilización de los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos), así como los derechos patrimoniales de autor (reproducción, comunicación pública, transformación y distribución) y derechos conexos, a la sociedad autorizada aquí referida, para incluirlos en fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos). (2) OBJETO: por medio del presente escrito, autorizo a la sociedad autorizada para que, de conformidad con las normas internacionales que sobre propiedad intelectual sean aplicables, así como bajo las normas vigentes en Colombia, use los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos), así como los derechos de propiedad intelectual y sobre derechos conexos que le puedan pertenecer para ser utilizados por la sociedad autorizada. (3) ALCANCE DEL OBJETO: la presente autorización de uso se otorga a la sociedad autorizada, para ser utilizada, sin limitación alguno y en general los derechos patrimoniales de reproducción, comunicación pública, puesta a disposición y distribución en ediciones impresas y electrónicas, digitales, ópticas y en la Red Internet, páginas web y/o cualquier otro medio publicitario y de comunicación conocido o por conocerse. Tal uso se realizará por parte de la sociedad autorizada, para efectos de su publicación de manera directa, o a través de un tercero que se designe para tal fin. (4) TERRITORIO: Los derechos aquí autorizados se dan sin limitación geográfica o territorial alguna. (5) ALCANCE: la presente autorización se da para formato o soporte material, y se extiende a la utilización en medio óptico, magnético, electrónico, en red, mensajes de datos o similar conocido o por conocer en el futuro e incluye su publicación, difusión y manejo en las redes sociales, páginas web y demás medios que éste disponga para promocionar los diferentes servicios. Es entendido que la imagen no se podrá emplear para asuntos vinculados con actividades delictivas, y la industria del entretenimiento para adultos (pornografía) o asuntos de carácter religioso o político, y bajo estas condiciones, renuncio a cualquier derecho para inspeccionas y/o aprobar la publicidad, pero entiendo y acepto que los materiales publicitarios que se generarán con mi imagen serán públicos y que en ese evento, la sociedad autorizada, no será responsable por utilizaciones indebidas realizadas por terceros no autorizados. (6) EXCLUSIVIDAD: La autorización de uso aquí establecida no implica exclusividad en favor de la sociedad autorizada. Por lo tanto, me reservo y conservaré el derecho de otorgar directamente, u otorgar a cualquier tercero, autorizaciones de uso similares o en los mismos términos aquí acordados para el uso de mí imagen. (7) DERECHOS MORALES (Créditos y mención): la autorización de los derechos antes mencionados no implica la cesión de los derechos morales sobre los mismos por cuanto en conformidad con lo establecido en el artículo 6 Bis del Convenio de Berna para la protección de las obras literarias, artísticas y científicas; artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales). Estos derechos son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Por lo tanto, los mencionados derechos seguirán radicados en cabeza mía, sin embargo, la presente autorización sí conlleva la cesión absoluta de los derechos patrimoniales de autor y conexos, sobre las distintas imágenes capturadas para el desarrollo del proyecto u obra objeto de las sesiones de trabajo realizadas a favor de la sociedad autorizada, por lo tanto, entiendo y acepto no tendré derecho a pago alguno en ningún momento y por ningún concepto por la explotación de mi imagen, ni habrá lugar a recompensan, remuneración, indemnización, reclamación o derecho económico a reconocer por parte de la sociedad autorizada.

En señal de aceptación de lo anterior suscribo y autorizo en los términos previstos en el presente documento.

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