En la actualidad los procedimientos de gestión de documentos se han convertido en un elemento muy importante para toda organización. La información que manejan las empresas crecen cada vez más y de una forma muy exponencial, cabe resaltar que los sistemas de almacenamiento antiguos poseen muchas carencias.

¿Qué te brinda la gestión documental? A lo mejor te preguntes cuál es la importancia de contar con la gestión documental y realmente te ayudará a mantener la información organizada la cual sin duda alguna influirá en la productividad de tu organización.

La verdad es que la digitalización de documentos nos permite hacer una búsqueda rápida de archivos que, teniéndolos en físico podría hacernos más difícil el trabajo. Nosotros trabajamos con un software llamado “InteliDoc” el cual tiene una interfaz muy sencilla y fácil de usar.

Este software te va a permitir trabajar de una manera muy sencilla y rápida ya que puedes tener acceso al mismo desde cualquier tipo de navegador web, vas a poder ahorrar de manera increíble tu tiempo, tendrás la posibilidad de:

• Validar
• Categorizar archivos

Es de vital importancia añadir que, InteliDoc se ha basado en la normativa del archivo general de la nación y la normativa internacional en metadatos.

Beneficios de la gestión documental

Este tipo de gestión se ha diseñado para controlar totalmente el flujo de documentos, además podrás administrar y almacenar todo lo que posee una organización en cuanto a información. ¿Sabes que también puedes almacenar imágenes?

Todos los elementos importantes de una organización podrás conseguirlos en esta gestión documental

• Selección de acceso

La organización puede decidir cuáles son los empleados que tienen acceso a la documentación almacenada y a cuál no. El ritmo del trabajo se verá beneficiado, ¿Qué esperas para contar con la gestión documental?

• Seguridad en los datos añadidos

Una vez que se añadan los datos a esta gestión puedes sentirte totalmente tranquilo, y es por el hecho de que todo se encuentra asegurado. Aquí vas a poder conseguir copias de documentos que existen en físico, no existe realmente alguna probabilidad de pérdida.

Con la gestión documental evitas errores

Debido a las modificaciones que se realizan a un documento a lo largo del tiempo, es común que el equipo de trabajo utilice un documento incorrecto, ya que puede ser cambiado una gran cantidad de veces.

Pero la buena noticia es que la gestión documental se encarga de controlar este problema mediante un historial de versiones. Vas a poder acceder a todas las versiones que ha tenido el texto, así que ¡podrás recuperar la información que se haya perdido en las modificaciones!

La verdad es que la gestión de documentos nos permite tener la información completa de todo, cada uno de los documentos de tu empresa puedes almacenarlos y recuperar antiguas versiones cuando desees, esto es algo que hará que la productividad de tu organización se eleve.

Si quieres evitar errores y que toda la información que maneje tu empresa se mantenga a salvo puedes contar con la gestión documental, además dejarás en manifiesto lo innovadora que es tu organización.