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Programa de gestión documental

Programa de Gestión Documental

Importancia de las TRD

Para la administración:

  • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
  • Facilitan el manejo de la información y contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Serie Documental

  • Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Eje.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones.
  • Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de allí que existan sub series documentales.

Subserie documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite de cada asunto. Ejemplos:

  • Actas: Comité financiero, Comité Capacitación, Actas de Junta.
  • Contratos: Arrendamiento, construcciones, prestación de servicios, de asesoramiento, interventoría.

Tipo Documental

Es una unidad documental simple, hace parte de una serie o subserie.

Unidad que reúne todas las características necesarias para ser consideradas documento. Eje.: Dentro de la Serie Historia Laborales encontramos los siguientes tipos documentales:

  • Hoja de vida con sus anexos, certificados Procuraduría, Contraloría, Das, Resolución de nombramiento, Acta de posesión ….

Responsabilidades de los Funcionarios/empleados

1. Conocer y aplicar las directrices y políticas internas sobre Gestión Documental.

2. Mantener organizados los documentos de acuerdo con la Tabla de Retención.

3. Reportar cualquier irregularidad de la gestión de los documentos al área de Gestión Documental. 

Características de los documentos

  • Digital. Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos. Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.
  • Electrónico. Documento electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos, generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.

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