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¿Qué garantiza la aplicación de un software de gestión documental?

Gracias a la incorporación del software de gestión documental, las empresas están siendo capaces de emplear de forma más adecuada la información extraída de los metadatos en su beneficio. Y es que la transición del papel a lo digital ha supuesto toda una revolución.

A continuación, realizamos para ti una breve descripción de las ventajas que aportan la digitalización de documentos en una empresa. 

Software de gestión documental y las ventajas que ofrece

En pocas palabras, un sistema de gestión de documentos se refiere al software que te permite el almacenamiento y el seguimiento de documentos electrónicos. Aunque estamos hablando de una función básica en los sistemas de administración de documentos, aquellos que están diseñados específicamente para ello te entregan varias ventajas. Entre ellas se cuentan:

Almacenamiento físico reducido

Cambiar a un sistema de gestión de documentos significa que puedes escanear y cargar en el sistema el papel que ocupa espacio en tu oficina. En efecto, te permite triturar estos documentos y darle otro uso a este espacio.

Menores costos

Como dueño de un negocio moderno debes hacer todo lo posible para mantener bajos tus costos. En concreto, una de las formas más efectivas de hacerlo es dejar de depender del papel, con el ahorro de dinero que ello conlleva.

Seguridad

Los sistemas de gestión documental han facilitado y mejorado la seguridad de archivos importantes. Solo pueden acceder a ellos las personas autorizadas generando una cadena de custodia documental.

Indexación robusta de documentación y ahorro de tiempo

Un sistema de gestión de documentos te proporcionará a ti y a tu personal capacidades sólidas de indexación. Como consecuencia, te permitirá saber exactamente dónde está todo, acceder instantáneamente y hacerlo en cualquier momento. Incluso si estás inundado de archivos y no sabes en qué parte buscar.

Supervisión

La mayoría de los gestores documentales te permiten monitorear cada una de las actividades realizadas, los cambios realizados en tus documentos (con fecha y hora) y qué usuario accedió a qué documento. Todo esto a través de las herramientas de control de versiones. 

Facilita la recuperación 

Un sistema de gestión documental simplifica la recuperación, ya que permite a los empleados acceder a lo que necesitan desde prácticamente cualquier lugar. También dependiendo del sistema que elijas, es posible que puedas agregar metadata y etiquetas a cada documento para facilitar dicho proceso.

Finalmente, las características y beneficios que acompañan a la implementación de un sistema de gestión de documentos bien diseñado pueden afectar positivamente a una organización. Esto te brindará la oportunidad de reemplazar documentos en papel, con formatos digitales, el uso de metadatos y la estructuración de un sistema de archivos intuitivo e integrado. ¿Necesitas ayuda con la gestión documental o la facturación electrónica de tu empresa? Contacta con nosotros, estaremos encantados de solucionar todas tus dudas.

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