Google Drive es un sistema diseñado por el gigante de los buscadores para trabajar desde la nube, como solución para compartir y almacenar información. Puede ser utilizado como gestor documental en algunas organizaciones, sin embargo su uso en un entorno de gestión ISO tiene algunos inconvenientes que lo hacen poco adecuado para la tarea. Veamos con más detalle por qué Google Drive puede no ser la mejor opción a la hora de gestionar documentos en un proyecto ISO.

Uso de software de terceros

Google Drive requiere software de terceros para crear y editar documentos, lo que podría crear problemas de compatibilidad entre programas de software y formatos. Esto dificulta la tarea de garantizar que todos los documentos estén actualizados con la versión y el formato correctos necesarios para la gestión de ISO. Además, si varias personas aportan o editan documentos, no existe un sistema centralizado de seguimiento de la actividad de los usuarios, lo que dificulta cada vez más la supervisión de quién ha realizado qué cambios y cuándo.

Falta de funciones de seguridad

En lo que respecta a la seguridad, Google Drive no proporciona funciones sólidas como el cifrado o la autenticación de dos factores, aunque sí ofrece protección mediante contraseña para los archivos almacenados en su sistema. Por ejemplo, no tienen ninguna forma de verificar que los usuarios tienen permiso para acceder a determinados archivos o carpetas, lo que significa que cualquiera con las credenciales adecuadas podría acceder sin que se sepa. Esto dificulta la colaboración segura entre los equipos de una organización.

Conclusión:

En general, es importante tener en cuenta todos los factores antes de decidir si Google Drive es adecuado como gestor documental para proyectos relacionados con la gestión de ISO. Aunque el uso de Google Drive como gestor documental tiene muchas ventajas, como su fácil accesibilidad y la posibilidad de abrir y editar archivos desde cualquier dispositivo, su falta de funciones de seguridad y la necesidad de software de terceros lo hacen inadecuado para su uso en un proyecto de ISO. Por lo tanto, se deben explorar otras opciones antes de tomar una decisión sobre qué tipo de gestor documental se adaptaría mejor a sus necesidades.