Gestión Documental
- Contamos con un software de gestión documental, InteliDoc®, que permite a las organizaciones controlar la creación, gestión, almacenamiento y distribución de la documentación, aumentando la eficiencia en el control del flujo de la información.
- InteliDoc® permite acceder a los documentos y también almacenarlos desde cualquier dispositivo móvil de manera fácil y rápida.
INTELIDOC®
Software para administrar documentación empresarial
- Es una aplicación 100% Web
- Es una aplicación orientada a procesos
- Cumple con los más altos estándares de seguridad
- La digitalización de documentos es 100% Web
La interfaz es muy amigable: Fácil de usar y de aprender, es muy intuitiva, reducción considerable en el número de clicks en comparación con otro sistema orientado a procesos.
Software de gestión documental
Gestión de documentos y expedientes
- Capturar y gestionar todos los documentos de la empresa de manera totalmente integrada, sin importar la fuente. El manejo de los documentos lo puede realizar desde un correo electrónico y también haciendo integración con otros sistemas, permitiendo el rendimiento con grandes volúmenes de documentos.
- Clasificar y gestionar toda la documentación que se genera en torno a la relación que se establece entre documentos, como por ejemplo, hojas de vida, contratos, entre otros.
Firma electrónica y auditoría
- Controlar la aprobación de contenidos. Podrá incluir diferentes tipos de firmas digitales en su flujo de trabajo, esto permite que pueda cumplir con los últimos estándares del mercado.
- Facilita el cumplimiento de todas las características de seguridad:
- Huella o trazabilidad de la gestión realizada con los documentos.
- Creación de usuarios, roles y privilegios para el manejo de la información.
- Toda la funcionalidad del software tiene seguridad que garantiza la confidencialidad de la información.
Búsquedas dinámicas y workflow
- Toda la potencia de un Gestor Documental: Realiza búsquedas inteligentes con sus metadatos, acelera la creación de documentos y organiza tus archivos por Categorías Documentales.
- Reduce en un gran porcentaje las tareas manuales de creación, clasificación, intercambio y firma de documentos.
Archivo y biblioteca virtual
- El administrador de archivos permite administrar bases de datos; Revisar estructuras de documentación; y también acceder rápidamente a los documentos.
- Puede crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos.
Planes y Precios
Contrata nuestro software INTELIDOC®
INTELIDOC® es el software para la gestión documental de tu empresa
PLAN SILVER
5 GB
- Hasta 5 usuarios
- Gestión de documentos
- Búsquedas
- Vista previa del documento y aprobaciones (sin descargarlo)
- Envío automático de mensajes (al móvil con recordatorios)
- Registro detallado de acciones (Huella-Historial)
- Integración con Active Directory
Primer usuario mensual:
$300.000
Usuario adicional mensual:
$50.000
PLAN GOLD
10 GB
- De 6 a 10 usuarios
- Gestión de documentos
- Gestión de expedientes
- Búsquedas
- Biblioteca virtual
- Vista previa del documento y aprobaciones (sin descargarlo)
- Envío automático de mensajes (al móvil con recordatorios)
- Seguridad de usuario y contraseña
- Registro detallado de acciones (Huella-Historial)
- Integración con Active Directory
Primer usuario mensual:
$340.000
Usuario adicional mensual:
$45.000
* Mes adicional Gratis por la compra del plan
PLAN PLATINUM
50 GB
- De 11 a 50 usuarios
- Gestión de documentos
- Gestión de expedientes
- Búsquedas
- Acciones de flujo de trabajo (Automatiza las acciones de trabajo de cada documento)
- Biblioteca virtual
- Vista previa del documento y aprobaciones (sin descargarlo)
- Envío automático de mensajes (al móvil con recordatorios)
- Aplicación móvil
- Seguridad de usuario y contraseña
- Grupos y permisos
- Registro detallado de acciones (Huella-Historial)
- Integración con Active Directory
Primer usuario mensual:
$400.000
Usuario adicional mensual:
$40.000
* Mes adicional Gratis por la compra del plan
Definición
¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Importancia
Importancia de la Gestión Documental en las empresas
Beneficios
¿Por qué implementar la Gestión Documental?
Beneficios para las empresas:
- Mayor productividad
- Ahorro de costes
- Ahorro de tiempo
- Mejora del ROI
- Mejora en los procesos
- Cumplimiento de las normativas de archivo y de seguridad
Servicio
Asesoría especializada
Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.
Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.
Aclara tus dudas
Preguntas Frecuentes
A continuación resolvemos algunas de las dudas más comunes respecto a nuesto software de gestión documental
- Compartir, Recibir y Publicar.
- Solicitar un password para la aprobación de un documento vía email.
- Copias controladas y no controladas.
- Reportes dinámicos.
- Trazabilidad y auditoría.
- Firmar documentos con certificados digitales.
- El Historial del Documento.
- Identificadores únicos de documentos: fecha de registro, título, etc.
En los procesos de asesoramiento que realizamos, evaluamos algunos aspectos importantes que nos permiten identificar el servicio se ajusta a sus necesidades.
Contamos con protocolos para garantizar la seguridad de los equipos y los servicios, por esta razón solicitamos algunos documentos básicos. (Ten en cuenta que tu asesor te orientará sobre todos los procesos).
Algunos documentos:
- RUT
- Cámara de comercio
- Cédula del representante legal
Contamos con servicios personalizados para cada necesidad de nuestros clientes, en los que brindamos servicios de días, semanas, meses y años.
Sin embargo, en nuestros procesos de asesoría, brindamos las mejores alternativas para nuestros clientes, en un intento de buscar el mayor beneficio de ahorro de costos y mejorar la productividad.
Nuestro enfoque va más allá del equipo, sino al beneficio que podemos brindar con él; tenemos claro que existe un servicio para cada necesidad y uno de nuestros pilares fundamentales es evaluar el proceso de servicio que usted o su empresa necesita para encontrar su servicio ideal, además le brindamos beneficios adicionales que le permitirán conseguir la reducción de costos y el aumento de la productividad.
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