Gestión Documental
- Contamos con un software de gestión documental, InteliDoc®, que permite a las organizaciones controlar la creación, gestión, almacenamiento y distribución de la documentación, aumentando la eficiencia en el control del flujo de la información.
- InteliDoc® permite acceder a los documentos y también almacenarlos desde cualquier dispositivo móvil de manera fácil y rápida.
INTELIDOC®
Software para administrar documentación empresarial
- Es una aplicación 100% Web
- Es una aplicación orientada a procesos
- Cumple con los más altos estándares de seguridad
- La digitalización de documentos es 100% Web
La interfaz es muy amigable: Fácil de usar y de aprender, es muy intuitiva, reducción considerable en el número de clicks en comparación con otro sistema orientado a procesos.
Software de gestión documental
Gestión de documentos y expedientes
- Capturar y gestionar todos los documentos de la empresa de manera totalmente integrada, sin importar la fuente. El manejo de los documentos lo puede realizar desde un correo electrónico y también haciendo integración con otros sistemas, permitiendo el rendimiento con grandes volúmenes de documentos.
- Clasificar y gestionar toda la documentación que se genera en torno a la relación que se establece entre documentos, como por ejemplo, hojas de vida, contratos, entre otros.
Firma electrónica y auditoría
- Controlar la aprobación de contenidos. Podrá incluir diferentes tipos de firmas digitales en su flujo de trabajo, esto permite que pueda cumplir con los últimos estándares del mercado.
- Facilita el cumplimiento de todas las características de seguridad:
- Huella o trazabilidad de la gestión realizada con los documentos.
- Creación de usuarios, roles y privilegios para el manejo de la información.
- Toda la funcionalidad del software tiene seguridad que garantiza la confidencialidad de la información.
Búsquedas dinámicas y workflow
- Toda la potencia de un Gestor Documental: Realiza búsquedas inteligentes con sus metadatos, acelera la creación de documentos y organiza tus archivos por Categorías Documentales.
- Reduce en un gran porcentaje las tareas manuales de creación, clasificación, intercambio y firma de documentos.
Archivo y biblioteca virtual
- El administrador de archivos permite administrar bases de datos; Revisar estructuras de documentación; y también acceder rápidamente a los documentos.
- Puede crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos.
Servicios
Servicios de Gestión Documental
Contacta con nuestros expertos para ofrecerte la solución que tu empresa necesita
Servicio de transferencia y transporte
Asegura el traslado seguro y eficiente de archivos entre ubicaciones, garantizando su integridad y confidencialidad. Con vehículos adecuados y personal capacitado, optimizamos tiempos y cumplimos con las normativas de seguridad.
Servicio de custodia y almacenamiento
Garantiza la conservación segura y organizada de archivos físicos y digitales. Con un sistema de gestión eficiente, ofrecemos acceso controlado, protección contra daños y cumplimiento de normativas, asegurando la disponibilidad de los documentos cuando se necesiten.
Servicio de administración de fondos documentales
Incluye atención en ventanilla para la gestión directa de documentos, así como foliación precisa para asegurar su correcta identificación y trazabilidad. Nos encargamos de la clasificación, conservación y acceso a los archivos, optimizando su ciclo de vida y garantizando el cumplimiento normativo y la disponibilidad cuando sea necesario.
Servicio de consulta de información
En nuestro software de gestión documental permite acceder de manera rápida y segura a archivos y documentos almacenados. Gracias a su interfaz intuitiva y potente sistema de búsqueda, los usuarios pueden localizar la información necesaria en minutos, mejorando la eficiencia operativa y garantizando la integridad de los datos.
Servicio de digitalización
Convierte documentos físicos en formatos digitales de alta calidad, facilitando su almacenamiento y acceso electrónico. Este proceso permite una gestión más eficiente de la información, reduce el uso de espacio físico y garantiza el cumplimiento de normativas de seguridad y conservación de documentos.
Servicio de elaboración de instrumentos archivísticos
Está alineado con la normativa del Archivo General de la Nación, garantizando que la gestión, conservación y acceso a los documentos cumplan con los estándares y directrices legales establecidos para la correcta administración archivística.
Definición
¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Importancia
Importancia de la Gestión Documental en las empresas
Beneficios
¿Por qué implementar la Gestión Documental?
Beneficios para las empresas:
- Mayor productividad
- Ahorro de costes
- Ahorro de tiempo
- Mejora del ROI
- Mejora en los procesos
- Cumplimiento de las normativas de archivo y de seguridad
Servicio
Asesoría especializada
Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.
Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.
Aclara tus dudas
Preguntas Frecuentes
A continuación resolvemos algunas de las dudas más comunes respecto a nuesto software de gestión documental
- Compartir, Recibir y Publicar.
- Solicitar un password para la aprobación de un documento vía email.
- Copias controladas y no controladas.
- Reportes dinámicos.
- Trazabilidad y auditoría.
- Firmar documentos con certificados digitales.
- El Historial del Documento.
- Identificadores únicos de documentos: fecha de registro, título, etc.
En los procesos de asesoramiento que realizamos, evaluamos algunos aspectos importantes que nos permiten identificar el servicio se ajusta a sus necesidades.
Contamos con protocolos para garantizar la seguridad de los equipos y los servicios, por esta razón solicitamos algunos documentos básicos. (Ten en cuenta que tu asesor te orientará sobre todos los procesos).
Algunos documentos:
- RUT
- Cámara de comercio
- Cédula del representante legal
Contamos con servicios personalizados para cada necesidad de nuestros clientes, en los que brindamos servicios de días, semanas, meses y años.
Sin embargo, en nuestros procesos de asesoría, brindamos las mejores alternativas para nuestros clientes, en un intento de buscar el mayor beneficio de ahorro de costos y mejorar la productividad.
Nuestro enfoque va más allá del equipo, sino al beneficio que podemos brindar con él; tenemos claro que existe un servicio para cada necesidad y uno de nuestros pilares fundamentales es evaluar el proceso de servicio que usted o su empresa necesita para encontrar su servicio ideal, además le brindamos beneficios adicionales que le permitirán conseguir la reducción de costos y el aumento de la productividad.
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