Gestión Documental

INTELIDOC®

Software para administrar documentación empresarial

Es un gestor documental que permite administrar el flujo de documentos en una organización.

La interfaz es muy amigable: Fácil de usar y de aprender, es muy intuitiva, reducción considerable en el número de clicks en comparación con otro sistema orientado a procesos.

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Software de gestión documental

Gestión de documentos y expedientes

  • Capturar y gestionar todos los documentos de la empresa de manera totalmente integrada, sin importar la fuente. El manejo de los documentos lo puede realizar desde un correo electrónico y también haciendo integración con otros sistemas, permitiendo el rendimiento con grandes volúmenes de documentos.
  • Clasificar y gestionar toda la documentación que se genera en torno a la relación que se establece entre documentos, como por ejemplo, hojas de vida, contratos, entre otros.

Firma electrónica y auditoría

  • Controlar la aprobación de contenidos. Podrá incluir diferentes tipos de firmas digitales en su flujo de trabajo, esto permite que pueda cumplir con los últimos estándares del mercado.
  • Facilita el cumplimiento de todas las características de seguridad:
    • Huella o trazabilidad de la gestión realizada con los documentos.
    • Creación de usuarios, roles y privilegios para el manejo de la información.
    • Toda la funcionalidad del software tiene seguridad que garantiza la confidencialidad de la información.

Búsquedas dinámicas y workflow

  • Toda la potencia de un Gestor Documental: Realiza búsquedas inteligentes con sus metadatos, acelera la creación de documentos y organiza tus archivos por Categorías Documentales.
  • Reduce en un gran porcentaje las tareas manuales de creación, clasificación, intercambio y firma de documentos.

Archivo y biblioteca virtual

  • El administrador de archivos permite administrar bases de datos; Revisar estructuras de documentación; y también acceder rápidamente a los documentos.
  • Puede crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos.

Planes y Precios

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PLUS

Plan para iniciar

$54.000 usuario/mes

MIPYMES

Plan para estandarizar el flujo de dos proceso

$47.500 usuario/mes

PYMES

Plan para optimizar procesos críticos

$27.000 usuario/mes

EMPRESAS

Necesidades especiales de soporte y seguridad

Cuéntanos tus necesidades de soporte, seguridad o funcionalidad específica para que podamos ayudarte.

Toda la potencia de un Gestor Documental:

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Definición

¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.

Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

Importancia

Importancia de la Gestión Documental en las empresas

La correcta aplicación de la Gestión Documental lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.
Beneficios

¿Por qué implementar la Gestión Documental?

Beneficios para las empresas:

Servicio

Asesoría especializada

Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.

Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.

Consultoría y capacitación en gestión documental:
Brindamos asesoría y acompañamiento en el desarrollo de proyectos para la elaboración, implementación y aplicación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, basados en el cumplimiento normativo, necesidades de nuestros clientes
Aclara tus dudas

Preguntas Frecuentes

A continuación resolvemos algunas de las dudas más comunes respecto a nuesto software de gestión documental

  • Compartir, Recibir y Publicar.
  • Solicitar un password para la aprobación de un documento vía email.
  • Copias controladas y no controladas.
  • Reportes dinámicos.
  • Trazabilidad y auditoría.
  • Firmar documentos con certificados digitales.
  • El Historial del Documento.
  • Identificadores únicos de documentos: fecha de registro, título, etc.
Cuando decida migrar a la nube, examine su política de seguridad y los cambios y controles que ha de implementar para operar de forma segura. Asegúrese que la plataforma en la nube le ofrezca servicios de seguridad que satisfagan diversos requisitos y que le permitan beneficiarse de todas las nuevas características en cuanto estén disponibles.

En los procesos de asesoramiento que realizamos, evaluamos algunos aspectos importantes que nos permiten identificar el servicio se ajusta a sus necesidades.

Contamos con protocolos para garantizar la seguridad de los equipos y los servicios, por esta razón solicitamos algunos documentos básicos. (Ten en cuenta que tu asesor te orientará sobre todos los procesos).

Algunos documentos:

  • RUT
  • Cámara de comercio
  • Cédula del representante legal

Contamos con servicios personalizados para cada necesidad de nuestros clientes, en los que brindamos servicios de días, semanas, meses y años.

Sin embargo, en nuestros procesos de asesoría, brindamos las mejores alternativas para nuestros clientes, en un intento de buscar el mayor beneficio de ahorro de costos y mejorar la productividad.

Nuestro enfoque va más allá del equipo, sino al beneficio que podemos brindar con él; tenemos claro que existe un servicio para cada necesidad y uno de nuestros pilares fundamentales es evaluar el proceso de servicio que usted o su empresa necesita para encontrar su servicio ideal, además le brindamos beneficios adicionales que le permitirán conseguir la reducción de costos y el aumento de la productividad.

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