Google Drive es un popular sistema basado en la nube para almacenar y compartir información. Es genial para tareas básicas, pero se queda corto cuando se trata de la gestión de documentos en una organización. Siga leyendo para saber por qué Google Drive no es la mejor opción para la gestión de documentos en un entorno que cumple con las normas.
Problemas de accesibilidad
Uno de los mayores problemas de utilizar Google Drive como gestor de documentos son sus limitaciones de accesibilidad. Aunque se puede acceder a esos documentos desde cualquier dispositivo, sólo están disponibles si se tiene conexión a Internet. Si la organización no dispone de conexión a Internet, o si se producen interrupciones en el servicio, no se podrá acceder a esos documentos. Esto dificulta la tarea de garantizar que todos los empleados tengan acceso a documentos actualizados en todo momento.
Problemas de seguridad
Otro problema que plantea el uso de Google Drive como gestor documental es la seguridad. Aunque existen medidas para proteger los datos, la realidad es que se almacenan en servidores que no son propiedad de la empresa y podrían ser vulnerables a ataques externos o intentos de pirateo. Además, es posible que los usuarios no sean conscientes de los riesgos de seguridad asociados al uso de sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive y, por tanto, no tomen las precauciones adecuadas al utilizarlos.
Requisitos de cumplimiento
Por último, otro problema relacionado con el uso de Google Drive como gestor de documentos son los requisitos de cumplimiento. Dependiendo del tipo de organización en la que se trabaje (como las que están sujetas a las normas ISO), puede haber ciertos requisitos que deban cumplirse al gestionar documentos, y no todos ellos pueden cumplirse con Google Drive. Por ejemplo, ISO requiere directrices específicas sobre cómo se debe almacenar y acceder a los archivos, lo que no siempre es posible con sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive.
Conclusión:
Para las organizaciones que buscan una forma fiable de almacenar y gestionar sus documentos, Google Drive no siempre es la mejor solución debido a sus problemas de accesibilidad, preocupaciones de seguridad y falta de cumplimiento de ciertas regulaciones como las requeridas por las normas ISO. Aunque todavía puede proporcionar algunos servicios valiosos para las organizaciones que buscan una manera fácil de compartir información entre los miembros del equipo, es importante entender sus limitaciones antes de confiar en él como su principal sistema de gestión de documentos. En última instancia, las empresas deben sopesar cuidadosamente sus opciones antes de decidir qué sistema de gestión documental es el más adecuado para ellas.
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