En un entorno empresarial cada vez más digital, seguir utilizando formularios en papel o en formatos fijos como PDF representa un obstáculo significativo para la eficiencia, la trazabilidad y la productividad organizacional. Por eso, cada vez más empresas están migrando hacia formularios electrónicos como parte de su estrategia de transformación digital.
En Assurance ControlTech, a través de nuestra plataforma InteliDoc, acompañamos a las organizaciones en este proceso, brindando soluciones que les permiten agilizar, controlar y automatizar la captura de información. A continuación, te explicamos por qué vale la pena hacer el cambio y cómo los formularios electrónicos están mejorando procesos empresariales en todos los sectores.
¿Qué es un formulario electrónico?
Es una versión digital de un formulario tradicional, pero con funcionalidades avanzadas: campos dinámicos, validaciones automáticas, integración con bases de datos, firmas electrónicas, control de versiones, entre otras. Los formularios electrónicos permiten recopilar información de forma estructurada y en línea, eliminando la necesidad de imprimir, escanear o reenviar archivos.
¿Por qué sustituir los formularios en papel o PDF?1. Reducción de errores humanosLos formularios electrónicos permiten validar campos obligatorios, evitar duplicidades y establecer reglas de negocio (como formatos de fecha, correos válidos o selección de opciones). Esto reduce errores en la captura de datos y mejora la calidad de la información.
2. Mayor agilidad y productividad
Olvídate de imprimir, firmar, escanear y enviar por correo electrónico. Con un formulario electrónico, el proceso de diligenciamiento y aprobación es inmediato, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
3. Automatización de flujos
Los formularios se integran fácilmente con flujos de trabajo, permitiendo que una vez se diligencien, pasen automáticamente a revisión, aprobación o archivo. Esto reduce los tiempos de respuesta y evita cuellos de botella.
4. Trazabilidad y control
Cada formulario electrónico genera trazabilidad: quién lo diligenció, cuándo, desde dónde, en qué estado está, si fue aprobado o rechazado. Esta visibilidad permite auditar y controlar los procesos con mayor rigor.
5. Cumplimiento normativo
Al usar formularios digitales dentro de un sistema de gestión documental como InteliDoc, las empresas cumplen con los lineamientos del Archivo General de la Nación y con estándares internacionales como ISO 27001 y ISO 15489, garantizando la legalidad, conservación y seguridad de la información.
6. Sostenibilidad y ahorro
Menos papel, menos tinta, menos impresoras. La digitalización de formularios contribuye a una operación más amigable con el medio ambiente y reduce costos asociados a la gestión física de documentos.
¿Cómo están usando las empresas los formularios electrónicos?
En nuestra experiencia acompañando organizaciones públicas y privadas, los formularios electrónicos se usan en procesos como:
- Solicitudes de vacaciones, permisos o viáticos
- Registro de PQR y atención al ciudadano
- Recepción y radicación de correspondencia
- Encuestas internas o externas
- Solicitudes de servicios o recursos técnicos
- Formatos de inspección, control o auditoría
- Aprobación de contratos y actos administrativos
- Reportes de novedades de personal o seguridad
Estos formularios están integrados al sistema de gestión documental, lo que permite consolidar expedientes completos por proceso o usuario, reducir cargas operativas y mejorar la toma de decisiones.
¿Cómo empezar?
En Assurance ControlTech te ayudamos a migrar tus formularios físicos o estáticos a versiones digitales completamente configurables y seguras. Nuestro equipo analiza tus procesos, diseña formularios adaptados a tus necesidades, y los implementa en InteliDoc para que empieces a disfrutar de todos los beneficios de la automatización documental.