Características comunes del sistema de gestión documental - Assurance Controltech - Facturación electrónica, Transformación Digital, Seguridad de la Información, Ciberseguridad, Ciberdefensa
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Características comunes del sistema de gestión documental

  1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
  2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz, mediante la Indexación, esta función hace referencia al proceso de etiquetado de documentos con diferentes elementos que faciliten la búsqueda. 
  3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente. El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:
  4. Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema, ya que el Almacenamiento de documentos, permite a los usuarios almacenar varios tipos de documentos (archivos PDF, imágenes,etc.) y ordenarlos en diferentes carpetas, por metadatos o a través de etiquetas.
  5. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación, con los Metadatos. Los metadatos son datos que proporcionan una descripción de otros datos. 
  6. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
  7. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
  8. Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.  El flujo de trabajo consiste en un repositorio compartido (como un calendario o panel de control) que permite a los usuarios realizar un seguimiento de las tareas que se deben realizar durante el ciclo de vida de un documento.
Características de un documento de archivoMecanismos de protección y seguridad
AutenticidadQue puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la
persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
tiempo que se ha afirmado.
FiabilidadQue se encuentra completo y sin alteraciones.
IntegridadQue refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones.
Usabilidad (Disponibilidad)Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar

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