- Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz, mediante la Indexación, esta función hace referencia al proceso de etiquetado de documentos con diferentes elementos que faciliten la búsqueda.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente. El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:
- Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema, ya que el Almacenamiento de documentos, permite a los usuarios almacenar varios tipos de documentos (archivos PDF, imágenes,etc.) y ordenarlos en diferentes carpetas, por metadatos o a través de etiquetas.
- Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación, con los Metadatos. Los metadatos son datos que proporcionan una descripción de otros datos.
- Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
- Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
- Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD. El flujo de trabajo consiste en un repositorio compartido (como un calendario o panel de control) que permite a los usuarios realizar un seguimiento de las tareas que se deben realizar durante el ciclo de vida de un documento.
| Características de un documento de archivo | Mecanismos de protección y seguridad |
| Autenticidad | Que puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se ha afirmado. |
| Fiabilidad | Que se encuentra completo y sin alteraciones. |
| Integridad | Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades u operaciones. |
| Usabilidad (Disponibilidad) | Que se puede localizar, recuperar, presentar e interpretar |