En la actualidad Colombia está inmersa en la expansión de la facturación electrónica. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, viene trabajando en su implementación desde el 2015. Fue entonces cuando introdujo cambios legislativos (Decreto 2242 de 2015, Ley 1819 de 2016 y Resolución 19 de 2016) para iniciar el proceso de uso generalizado del factoring electrónico y la nueva factura digital.
Es así que el plan de la DIAN está diseñado bajo un calendario progresivo al que algunos de los contribuyentes se están adhiriendo obligatoriamente, mientras que otros se están uniendo voluntariamente. Esto es determinado por el volumen de facturación y algunas otras características. Por ejemplo, el riesgo de evasión fiscal, la devolución del IVA, etcétera. A continuación revisaremos algunos factores determinantes con relación a la Resolución 015 de la DIAN, el factoring y la nueva plataforma RADIAN.
¿De qué se trata el factoring electrónico?
Estamos hablando de la llegada de una herramienta de financiación. Especialmente usada por pymes y empresas, bajo esta modalidad se trata de otorgar crédito a las empresas. Dicho en pocas palabras, es un mecanismo que proporciona liquidez adelantando el pago de las facturas.
Es así que bajo esta modalidad el proceso se facilita, permitiendo a las empresas emitir una facturación vía online a la vez que solicitan el servicio de de financiación a corto plazo en la web. Una vez emitida, la empresa se encarga de evaluar la validez de las facturas. Es de esta manera que la empresa y este servicio hacen una certificación electrónica de dicha transacción.
¿Qué relación tienen la nueva plataforma RADIAN y el factoring?
El registro de esta nueva plataforma, conocida como RADIAN, se creó con la aprobación del borrador del plan de autoridad tributaria. Solo el uso de este nuevo sistema ofrecerá facturas que se puedan utilizar para transacciones comerciales dentro del factoring digitalizado. Es así que este sistema permite a los usuarios ver y rastrear los documentos usados en este tipo de transacciones.
La plataforma gestiona las facturas que se consideran activos financieros. Es decir, aquellas aprobadas por la autoridad tributaria colombiana.
¿Cómo funciona el sistema?
Una vez que una factura ha sido aprobada como activo financiero, es ingresada en la plataforma RADIAN. Allí se pone a disposición de los agentes para generar transacciones comerciales.
Las anotaciones ingresadas en el sistema RADIAN se utilizan para determinar la validez de los documentos, la cual se indica mediante una serie de códigos y verificaciones.
- Código Único de Documento Electrónico (Código Único de Documento. Electrónico, o CUDE) o Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
- La factura de confirmación ha sido aceptada y no rechazada.
- No hay límites en el uso de facturas para transacciones de factoring.
- La factura aún no ha sido pagada.
- Se confirma la fecha de vencimiento.
- Confirmación de indicación de dónde se pagará la factura.
Una vez realizadas las verificaciones, la factura entra en circulación y se generan los «eventos». En el sistema, las anotaciones de eventos también deben registrarse siempre que se transfiera un activo de manera electrónica. Estos eventos son los siguientes.
- Aceptación.
- Aval electrónico.
- Aviso de pago de factura electrónica.
- Limitaciones de la factura de venta.
- Gravámenes o reclamaciones en la factura.
¿Qué beneficios le aporta a las empresas la facturación electrónica?
La implantación de la facturación electrónica como modelo brinda varias ventajas para las empresas, que a su vez se traducen en ahorro. Por tanto, la inversión en tecnología necesaria para incorporar este sistema resultará rentable.
- Ahorro directo. Se consigue al eliminar el papel, la impresión, la entrega de facturas y el almacenamiento.
- Aumento en la productividad en áreas administrativas. Es gracias a la automatización de este proceso que dichas áreas disponen de más tiempo para completar otras tareas.
- Automatización e integración en procesos de recepción de facturas. Este documento de origen electrónico permite la integración automática en los sistemas. Esto facilita la contabilidad, al dejar las facturas preparadas para su pago.
- Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos. Como resultado de la automatización y el uso totalmente integrado, las facturas electrónicas se pueden generar y transmitir automáticamente del proveedor al destinatario. Es así que la mayoría de los beneficios económicos se deben a la total automatización de los procesos, desde el pedido hasta el pago.
- Tiempos de entrega y cobro de facturas más cortos. Aumenta la eficiencia de los procesos de emisión y recepción. También la eliminación de errores en los procesos de contabilidad, lo que contribuye a reducir los plazos de cobro de facturas.
- Mayor seguridad. Las facturas se envían mediante redes privadas o protocolos específicos de encriptación. Además, los sistemas de firma digital garantizan la integridad, origen y autenticidad de las facturas.
Finalmente, más allá de cumplir con una legislación, el factoring es la oportunidad de avanzar al futuro de la facturación. En efecto, emprender el proceso de automatización cumpliendo los requisitos legales y técnicos trae grandes beneficios. Es el momento de avanzar, y nosotros podemos acompañarle en cada punto de este proceso.