Actualmente la información de las empresas se enfoca en clasificar la documentación de acuerdo con las TRD, ya que son la columna vertebral para hacer la Gestión Documental. Por esto, para que la empresa cuente con una Gestión Documental ajustada a sus necesidades y tener la información oportuna y a la mano, se requiere de procesos que garanticen el control de los documentos considerando varios factores, entre otros, el valor histórico y jurídico o la importancia del documento. Es por esto necesario se tengan tablas de retención y valoración para controlar el tiempo de vigencia de un documento.

¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)?

Toda organización debe establecer qué documentos se deben mantener y preservar ya sea por su grado de importancia o por su necesidad y además considerar el tiempo de conservación de los mismos. Para esto las TRD, son un instrumento que permite organizar la información una vez se finalice su vigencia. Esto te permitirá ordenar todos tus procesos documentales y:

• Ubica toda la información mucho más rápido.
• Preserva tus expedientes documentales completos.
• Podrás cumplir con todos los requerimientos legales.
• Innovarás en los formatos de almacenamiento de registros.
• Estás ya en el mundo digital.

¿Qué son las Series Documentales?

Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, por ejemplo: Acuerdos, Decretos, Resoluciones.

Las series documentales pueden ser simples o compuestas, de allí que existan sub series documentales.

¿Qué son las Sub Series documentales?

Son un conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie. Se ordenan en forma separada del conjunto de la serie, por el tipo de documento y de acuerdo al trámite para cada asunto, por ejemplo: Actas del Comité Financiero y Actas de la Junta Directiva. Contratos de arrendamiento y Contratos de prestación de servicios.

¿Qué son los Tipos documentales?

Son una unidad documental simple que hacen parte de una serie o subserie, por ejemplo: En una serie denominada Historias Laborales encontramos los siguientes tipos documentales: Hoja de vida con sus anexos, Certificados de Procuraduría, Certificados de Contraloría, Resolución de nombramiento, Acta de posesión, entre otros.

¿Conoces la resolución 8934 de 2014?

En esta resolución se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos, para que las empresas con la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, garanticen el tratamiento, categorización, acceso y consulta de la información, con el uso de TRD, TVD, cuadros de clasificación y otros métodos.